Visko po truputį...

Dokumentų registravimo ypatumai

dokumentu registravimas
Kas tai yra dokumento registravimas? Kam reikalingas dokumento registravimas ir kaip teisingai jis turi būti atliekamas kad būtų teisingas ;-)


Dokumento registravimas yra procedūra, kada gauto arba siunčiamo dokumento svarbiausi identifikuojantys duomenys yra užrašomi žurnale. Registracijos žurnale yra padaromas naujas įrašas iš eilės priskiriant registracijos numerį ir užpildant žurnale nustatytus laukelius.

Registracijos žurnalo esmė - įrašai daromi iš eilės numeruojant. Toks principas užtikrina, kad įrašai bus daromi dokumentų atsiradimo laiku t.y. norima nesudaryti galimybių registruoti dokumentus atgaline data.

Dokumentų apskaita


dokumentu apskaita
Dokumentų apskaita - kas tai? Ar dokumentai yra panašūs į pinigus, kad juos reikia apskaityti?... 

Apskaita, šiuo atveju, reiškia tiesiog tvarkingą daiktų (t.y. dokumentų) sudėliojimą į jiems priskirtas lentynas (t.y. registravimas į registrus ir bylas). 

Lietuvoje šioje vietoje yra tam tikra tvarka. Už šios tvarkos palaikymą yra paskirtas atsakingas asmuo - Lietuvos Respublikos vyriausiasis archyvaras. Kad kiekvienai organizacijai nereikėtų išradinėti savo dviračio, vyriausiasis archyvaras sudarė Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių rinkinį, kuriuo turi vadovautis dokumentus tvarkančios organizacijos. Šios taisyklės nusako pagrindinius principus, atsakomybes ir pagrindinius dokumentų apskaitos procesus (procedūras). Organizacijoms ir įstaigoms naudojant bendrus principus ir procedūras yra užtikrinama galimybė keistis dokumentais tarp organizacijų bei vieningai interpretuoti dokumentuose pateikiamą informaciją. Apie dokumentų apskaitą skaitykite daugiau>>

Dokumentų valdymo ateitis - kokia ji?

dokumentu valdymo ateitis, rastvedyba ateityje
Dokumentų valdymas ateityje - be popieriaus, tą supranta visi ir jau seniai.

Tačiau ar išliks raštvedyba t.y. formalioji raštvedyba, taisyklės apie tai kaip formatuoti ir įforminti dokumentus?

Manau, kad raštvedybos dalis, kur yra taisyklės apie dokumentų apiforminimą - jų palaipsniui neliks. Tiksliau jas pakeis elektroninės raštvedybos taisyklės. Tačiau jos nebus panašios į popierinės raštvedybos taisykles, nes elektroninė raštvedyba kalbės apie įvedimo ir išvedimo formų laukų išdėstymą, pateikimą elektroninio įrenginio ekrane...

Ateities raštvedyba bus programuotojų užduotis - tiesiog suprogramuoti taisykles. Paprastiems dokumentų ir informacijos vartotojams nereikės rūpintis raštvedyba. Ir tai yra gera žinia! :-)

Ar Jūs manot kitaip? Diskutuokime.

Formalioji raštvedyba - trumpai

Išdygo dar vienas skyrelis - Raštvedyba. Kadangi tai klasikinė tema, detaliai ir smulkiai išnarstyta įvairiose oficialiose taisyklėse ir profesinių mokyklų vadovėliuose, tai nebandysiu išrasti kaško naujo, o pateiksiu santraukas ir citatas iš geriausių interneto šaltinių (nurodant autorius). Be to, šiais laikais 99% dokumentų rengiami naudojant kompiuterius ir biuro/ofiso programas, kuriose dažniausiai jau yra paruošti šablonai. O jeigu nėra - einame į didžiausią šių laikų enciklopediją (suprask: Internetą) ir ten nesunkiai susirandame bet kokį šabloną.

Plačiau skaitykite čia: Raštvedyba

Taip pat rasite nuorodų į rašvedybos prezentacijas ir kitus naudingus koncentruotus informacijos šia tema šaltinius.

Oficialius dokumentus galima spausdinti ant dviejų lapo pusių!

Tai įdomu!
Ar žinojote, kad oficialius dokumentus yra leidžiama spausdinti ant abiejų lapo pusių?...


Ištrauka iš aktualios redakcijos Dokumentų rengimo taisyklių:

LIETUVOS VYRIAUSIOJO ARCHYVARO
Į S A K Y M A S

DĖL DOKUMENTŲ RENGIMO TAISYKLIŲ PATVIRTINIMO

2011 m. liepos 4 d. Nr. V-117
Vilnius

93. Dokumentai spausdinami vienoje lapo pusėje, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Atspausdinto dokumento antroje pusėje gali būti įforminamos šiose Taisyklėse ir kituose teisės aktuose nustatytos žymos ar nuorodos.
Dokumentai, kuriems nustatytas ne ilgesnis nei 25 metų saugojimo terminas, gali būti spausdinami abiejose lapo pusėse.

Taisyklės, taisyklės, taisyklės...

Parengtas reglamentuojančių teisės aktų sąrašas. Skirtumas nuo įprastinių tokio pobūdžio sąrašų - tai, kad pateikiama nuoroda į originalų teisės aktą bei pateikiama santrauka ir komentaras kas kiekvienam teisės akte yra svarbiausia.

Daugiau skaitykite čia: Dokumentų sudarymą, tvarkymą, apskaitą reglamentuojantys teisės aktai

Pradžioje sudėti tik pagrindiniai teisės aktai ir jų komentarai. Vėliau bus papildymai.

Pradedam nuo pradžių

Parengtas dokumentų valdymo įžanginis aprašymas, kuriame pateikiamas dokumentų valdymo apibrėžimas - oficialus ir "ūkiškas".

Kas tai yra Dokumentų valdymas? Remiantis oficialiomis taisyklėmis: „Dokumentų valdymas – valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės, valstybės įgalioto asmens, nevalstybinės organizacijos, privataus juridinio asmens vidaus administravimo sritis, kuri apima dokumentų rengimą, tvarkymą, apskaitą, saugojimą.“

Siūlau alternatyvų dokumentų valdymo termino apibrėžimą „įstaigos, įmonės ar kito ūkio subjekto veiklos vykdymas, atspindint veiklos vykdymo rezultatus dokumentuose“.

Daugiau skaitykite čia: Pradžių pradžia - įžanga

Nuo ko viskas prasideda... Planas

Sveiki atvykę į Dokumentų ir Informacijos valdymo tinklaraštį!

Pagooglinęs pamačiau, kad nėra normalaus tinklaraščio šia tema, kuris apimtų ne tik pagrindus, bet ir "advanced" topic'us. Dauguma internete randamos informacijos yra reklaminio pobūdžio pateikiant IT įmonės aprašymus apie savo gaminamą DVS produktą. Arba kita randama informacija yra formalaus, sauso, vadovėlinio tipo informacija, kuri sunkiai skaitosi ir sunkiai eina suprasti jos praktinį pritaikomumą (atsiprašau visų ta tema rašiusių autorių - galbūt ne viską radau, ne viską perskaičiau, ir ne viską teisingai supratau). Todėl nutariau, kad yra gera proga išlieti savo per daug metų sukauptą patirtį ir žinias Dokumentų valdymo srityje (mano patirtis platesnė, bet apie kitas temas - kituose tinklaraščiuose).

Tinklaraštis bus pildomas palaipsniui - todėl nesupykite kai iškarto visko nerasite, žemiau yra pateikiamas preliminarus temų sąrašas. Stebėkite tinklaraščio naujienas - bus skelbiama kokie skyreliai yra papildyti.

Taigi, numatoma paliesti tokias temas:
  • Dokumentų valdymas apibrėžimas, pagrindai, pavyzdžiai;
  • Dokumentų valdymą reglamentuojantys teisės aktai; 
  • Raštvedyba ir dokumentų tvarkymas;
  • Dokumentų apskaita;
  • Elektroninių dokumentų valdymas;
  • Dokumentų valdymas viešajam ir privačiam sektoriuje, kas bendro ir kas skiriasi;
  • Elektroninis parašas;
  • Dokumentu ir informacijos valdymas - didelių įmonių patirtis ir praktika;
  • Dokumentų valdymas ir elektroninio turinio valdymas - panašumai ir skirtumai;
  • Lietuviškų DVS sąrašas ir trumpa kiekvieno DVS apžvalga;
  • Atviro kodo DVS paieška;
  • DVS realizavimo technologijų ir architektūrų apžvalga;
  • DVS santykis su kitomis įmonės sistemomis;
  • Populiariausios elektroninio turinio valdymo sistemos;
  • Populiariausios informacijos valdymo sistemos (angl. enterprise content management systems);
  • Informacijos apdorojimas ir suradimas (angl. information indexing and retrieval);
  • Informacijos paieška (angl. information meaning retrieval);
  • ir kitos temos.
[netinsert=0.0.1.3.1.17.1]


Įdomūs pasiūlymai / Rėmėjų nuorodos

Error: Embed data can not be delivered.