Dokumentų registravimo ypatumai
Kas tai yra dokumento registravimas? Kam reikalingas dokumento registravimas ir kaip teisingai jis turi būti atliekamas kad būtų teisingas ;-)
Dokumento registravimas yra procedūra, kada gauto arba siunčiamo dokumento svarbiausi identifikuojantys duomenys yra užrašomi žurnale. Registracijos žurnale yra padaromas naujas įrašas iš eilės priskiriant registracijos numerį ir užpildant žurnale nustatytus laukelius.
Registracijos žurnalo esmė - įrašai daromi iš eilės numeruojant. Toks principas užtikrina, kad įrašai bus daromi dokumentų atsiradimo laiku t.y. norima nesudaryti galimybių registruoti dokumentus atgaline data.
Dokumentų apskaita
Dokumentų apskaita - kas tai? Ar dokumentai yra panašūs į pinigus, kad juos reikia apskaityti?...
Apskaita, šiuo atveju, reiškia tiesiog tvarkingą daiktų (t.y. dokumentų) sudėliojimą į jiems priskirtas lentynas (t.y. registravimas į registrus ir bylas).
Lietuvoje šioje vietoje yra tam tikra tvarka. Už šios tvarkos palaikymą yra paskirtas atsakingas asmuo - Lietuvos Respublikos vyriausiasis archyvaras. Kad kiekvienai organizacijai nereikėtų išradinėti savo dviračio, vyriausiasis archyvaras sudarė Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių rinkinį, kuriuo turi vadovautis dokumentus tvarkančios organizacijos. Šios taisyklės nusako pagrindinius principus, atsakomybes ir pagrindinius dokumentų apskaitos procesus (procedūras). Organizacijoms ir įstaigoms naudojant bendrus principus ir procedūras yra užtikrinama galimybė keistis dokumentais tarp organizacijų bei vieningai interpretuoti dokumentuose pateikiamą informaciją. Apie dokumentų apskaitą skaitykite daugiau>>
Dokumentų valdymo ateitis - kokia ji?
Tačiau ar išliks raštvedyba t.y. formalioji raštvedyba, taisyklės apie tai kaip formatuoti ir įforminti dokumentus?
Manau, kad raštvedybos dalis, kur yra taisyklės apie dokumentų apiforminimą - jų palaipsniui neliks. Tiksliau jas pakeis elektroninės raštvedybos taisyklės. Tačiau jos nebus panašios į popierinės raštvedybos taisykles, nes elektroninė raštvedyba kalbės apie įvedimo ir išvedimo formų laukų išdėstymą, pateikimą elektroninio įrenginio ekrane...
Ateities raštvedyba bus programuotojų užduotis - tiesiog suprogramuoti taisykles. Paprastiems dokumentų ir informacijos vartotojams nereikės rūpintis raštvedyba. Ir tai yra gera žinia! :-)
Ar Jūs manot kitaip? Diskutuokime.
Užsisakykite:
Pranešimai (Atom)