Dokumentų valdymo sistemos skirtos automatizuoti ir valdyti darbą su dokumentais organizacijose. Dokumentų valdymo sistemos naudojamos tiek popierinių dokumentų, tiek elektroninių dokumentų valdymui.
Pats dokumentų tvarkymas organizacijoje tiesioginės vertės nesukuria, bet darbas su dokumentais užima nemažą dalį kasdieninio darbo laiko. Todėl organizacijoje būtina turėti priemones, kurios maksimaliai sumažina žmogaus rankinio darbo poreikį dirbant su dokumentais. Tokia priemonė yra kompiuterinė informacinė dokumentų valdymo sistema (arba populiarus trumpinys DVS).
Dokumento valdymo sistemų pagrindinės savybės:
- Saugoti dokumentus ir užtikrinti greitą, patogų suradimą.
- Įdėti dokumentą, išsiimti redagavimui, įdėti pakeitimus, saugoti pakeitimų versijas.
- Užtikrinti dokumentų apsaugą.
- Valdyti dokumentų papildomą informaciją.
- Saugoti senesnes dokumento versijas.
- Saugoti veiksmų su dokumentu istoriją.
- Užduočių, susijusių su dokumentais valdymas.
Šiuolaikinės DVS būtinos funkcijos:
- Centralizuotas saugojimas ir archyvavimas suteikia galimybę saugoti dokumentus centralizuotai, ieškoti reikiamos informacijos, parengti įvairias ataskaitas, taip pat archyvuoti senus duomenis, o nebeaktualius duomenis šalinti iš archyvo.
- Automatizuoti derinimo, vizavimo, pasirašymo ir tvirtinimo procesai palengvina ir pagreitina dokumentų derinimą.
- El. dokumentų ir el. parašo funkcionalumas leidžia patogiai priimti, registruoti ir perskaityti el. dokumentus, dokumentų derinimą, vizavimą ir pasirašymą tvirtinti kvalifikuotu elektroniniu parašu pagal Lietuvos archyvų departamento patvirtintus reikalavimus, el. dokumento formato ADOC specifikaciją.
- Optinio simbolių atpažinimo (OCR) galimybė leidžia skenuotuose dokumentuose atlikti pilnatekstę paiešką ir kopijuoti ištraukas iš dokumento kitiems dokumentams rengti.
DVS teikiami privalumai:
- Naudojantis DVS spartėja darbas, didėja veiklos efektyvumas ir spartėja procesai, mažėja popieriaus, pašto bei biuro įrangos kaštai ir įgyjamas konkurencinis pranašumas.
- Organizacijoje dirbant su DVS, mažėja veiklos rizika ir tikimybė prarasti svarbius dokumentus tiek kasdieniniame darbe tiek esant darbuotojų kaitai.
- DVS patogiai ir paprastai paskirstomos užduotys dėl to didėja ir užsakovų ar piliečių vertinimas.
- DVS labai padeda tvarkant didelės apimties gaunamosios bei siunčiamosios korespondenciją.
- DVS padeda tvarkingai realizuoti sudėtingų organizacijos padalinių bei tarnybų veiklos su dokumentais procesus.
- DVS užtikrina efektyvų ir detalizuotą informacijos paiešką apimant visas susijusias duomenų grupes,
- DVS suteikia galimybę vadovams paprasčiau deleguoti užduotis, gaištant mažiau laiko. Taip pat sudaro galimybes kontroliuoti darbuotojų užduočių, susijusių su dokumentais ir pavedimų įvykdymą. Taip pat galima paprastai stebėti dokumentų tėkmę, kūrimą bei derinimą. Lengvai galima gaminti ataskaitas pagal pasirinktus kriterijus tiek siekiant statistinės analizės tiek darbuotojų kontrolei.
- Darbuotojams naudojantis DVS maksimaliai sumažinama galimybė pamiršti, pamesti dokumentus. DVS yra gera savikontrolės priemonė, leidžianti matyti užduočių įvykdymo terminus ir perduoti užduotis nevaikštant per kabinetus. Stebėti aktualių dokumentų derinimo eigą. Dažniausiai apie naujus aktualius dokumentus ir užduotis siunčiami elektroniniai pranešimai. Šitaip sumažinama rizika nepastebėti aktualios informacijos. Taip pat mažiau trukdomi kolegos ieškant reikalingų dokumentų.
Skirtingų DVS gamintojų dažniausiai realizuojami DVS moduliai:
- Dokumentų registravimas:
- Gautųjų, siunčiamųjų bei vidinių dokumentų registravimas.
- Susipažinimas/supažindinimas.
- Rezoliucijų/pavedimų formavimas.
- Oficialių/registruotų dokumentų suradimas.
- Užduotys/pavedimai:
- Inicijavimas/paskyrimas.
- Vykdymas.
- Vykdymo Kontrolė.
- Pavadavimas.
- Dokumentų projektai:
- Rengimas (šablonai/ruošiniai).
- Derinimas, vizavimas, tvirtinimas.
- Pasirašymas.
- Paieška.
- Sutartys:
- Rengimas (ruošiniai).
- Derinimas ir vizavimas.
- Pasirašymas.
- Sutarties vykdymas.
- Paieška.
- Posėdžiai:
- Klausimų pateikimas/Darbotvarkės sudarymas.
- Posėdžio organizavimas.
- Posėdžio protokolavimas.
- Protokolo generavimas.
- Priimtų sprendimų vykdymo kontrolė.
- Teisės aktai:
- Paieška ir peržiūra.
- Rengimas (šablonai/ruošiniai).
- Derinimas ir vizavimas.
- Teisės aktų gyvavimo ciklo valdymas.
- Teisės aktų susiejimas.
- Pasirašymas ir registravimas.
- El. dokumentai (ADOC) ir el. parašas:
- Priėmimas, tikrinimas ir registravimas.
- Pasirašomų dokumentų pakuotės rengimas.
- Derinimas, vizavimas ir tvirtinimas el. parašu.
- Pasirašymas el. parašu.
- Archyvas:
- Klasifikuotas saugojimas.
- Archyvavimas.
- Paieška.
- Ataskaitos.
- Šalinimas iš archyvo.
