Dokumentų apskaita - kas tai? Ar dokumentai yra panašūs į pinigus, kad juos reikia apskaityti?...
Apskaita, šiuo atveju, reiškia tiesiog tvarkingą daiktų (t.y. dokumentų) sudėliojimą į jiems priskirtas lentynas (t.y. registravimas į registrus ir bylas).
Lietuvoje šioje vietoje yra tam tikra tvarka. Už šios tvarkos palaikymą yra paskirtas atsakingas asmuo - Lietuvos Respublikos vyriausiasis archyvaras. Kad kiekvienai organizacijai nereikėtų išradinėti savo dviračio, vyriausiasis archyvaras sudarė Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių rinkinį, kuriuo turi vadovautis dokumentus tvarkančios organizacijos. Šios taisyklės nusako pagrindinius principus, atsakomybes ir pagrindinius dokumentų apskaitos procesus (procedūras). Organizacijoms ir įstaigoms naudojant bendrus principus ir procedūras yra užtikrinama galimybė keistis dokumentais tarp organizacijų bei vieningai interpretuoti dokumentuose pateikiamą informaciją.
Taigi, pagal dokumentų apskaitos bendrines taisykles svarbiausi momentai yra tokie:
- Už dokumentų tinkamą tvarkymą yra atsakingas organizacijos vadovas;
- Organizacijos vadovas patvirtina konkrečias tos organizacijos dokumentų tvarkymo taisykles;
- Organizacijos taisyklėse turi būti pasakyta kaip sudaromas organizacijos dokumentacijos planas;
- Dokumentacijos planas nusako kokie registrai (registracijos žurnalai) yra naudojami gaunamų ir siunčiamų dokumentų registravimui ir koks žmogus yra atsakingas už kiekvieną registrą;
- Dokumentacijos planas nusako kokios bylos naudojamos ir kartu su taisyklėmis nusako kaip turi būti vykdomas dokumentų archyvavimas;
Dokumentų srauto valdymas, dokumentų apskaita yra labai svarbi kiekvienos organizacijos darbo dalis. Tinkamas ir laiku atliekamas dokumentų registravimas, perdavimas atsakingam asmeniui atsakyti į jį bei išsiuntimas yra daug laiko ir žmogiškųjų resursų reikalaujantis darbas, todėl turi būti tinkamai organizuoti atitinkami procesai. Organizacijos vadovas yra atsakingas už tinkamą organizacijos darbo organizavimą, todėl jam yra privalu sekti ar tinkamai yra suvaldomi dokumentų srautai. Jeigu nėra kompiuterizuotos sistemos, nėra galimybės objektyviai ir sąlyginai mažomis laiko sąnaudomis šią kontrolę vykdyti. Sunku nustatyti žmonių darbo našumą, nustatyti kaip pasiskirsto darbai kolektyve. Esant paprastai, nekompiuterizuotai dokumentų valdymo sistemai apsunkinama konkretaus dokumento paieška.
Organizacija, siekdamas supaprastinti gaunamų-ruošiamų-siunčiamų dokumentų apskaitą, naudoja žurnalus ir registrus, kuriuose daromi įrašai siekiant užfiksuoti dokumento būklę (priėmimo, perdavimo, išnagrinėjimo faktai). Ypač didelėse organizacijose ar įmonių grupėse organizacijos padaliniai skirtingai organizuoja savo darbą, kiekvienas iš jų turi pasitvirtinęs skirtingus dokumentacijos planus, tokio pačio tipo dokumentai registruojami į skirtingus registrus, tai labai apsunkina darbo efektyvumo kontrolę.
Dokumentų srautui efektyviai valdyti organizacijose turėtų būti sukurtos užduočių vykdymo terminų kontrolės sistemos, įdiegtų dokumentų rengimo elektroninės priemonės (dokumentų šablonų bibliotekos, automatizuotų dokumentų rengimo procesų: persiuntimo rengėjams, vizuotojams, pasirašantiems, tvirtinantiems ir kt. procesų); sistemoje susietų dokumentų ir bylų tvarkymo ir apskaitos priemonių elektroninių versijų: paklausimo – atsakymo ryšys, automatinio įtraukimo (užregistravus) į bylas galimybė; dokumentacijos planų, jų papildymų sąrašų, registrų sąrašų, bylų aprašų ir sąrašų, dokumentacijos planų suvestinių ir kt.
Nuo 2012 m. liepos 1 d. įsigaliojus Dokumentų ir archyvų įstatymui organizacijos (pirmiausiai viešojo sektoriaus) privalės derinti su valstybės archyvais dokumentacijos planų ir kitų apskaitos dokumentų duomenis per EAIS (Elektroninio archyvo informacinė sistema). Paprastai organizacijose šie duomenys yra sukaupti tekstinių redaktorių ir skaičiuoklių formato rinkmenose. Taigi DVS (dokumentų valdymo sistema) neturinčioms organizacijoms užims daug laiko derinti šiuos apskaitos duomenis per EAIS naudotojo sąsają.
Dokumentacijos plano pavyzdys
| Bylos indeksas | Bylos antraštė | Bylos saugojimas | Už bylos sudarymą atsakingo struktūrinio padalinio pavadinimas ar indeksas (darbuotojo vardas ir pavardė – jei struktūros nėra) | Pastabos | |
| Saugojimo terminas | Teisės akto ir jo punkto nuoroda | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 1.TVARKOMOJI ORGANIZACINĖ VEIKLA | |||||
| 1.1. | Įsakymai tvarkomosios organizacinės veiklos klausimais | ..... | ..... | ...... | |
| 6. PERSONALO VALDYMAS | |||||
| .... | .... | .... | .... | .... | .... |
| 10. FINANSINĖ IR ŪKINĖ VEIKLA | |||||
| .... | .... | .... | .... | .... | .... |
| 12. DOKUMENTŲ VALDYMAS | |||||
| .... | Tvarkomųjų dokumentų registrai | .... | .... | .... | .... |
| .... | Siunčiamųjų dokumentų registrai | .... | .... | .... | Skaitmeninėje laikmenoje |
| .... | .... | .... | .... | .... | .... |
| 12.8. | Nuolatinio saugojimo atleistų tarnautojų asmens bylų apyrašas | .... | .... | .... | Į bylų apyrašą neįrašoma |
| .... | .... | .... | .... | .... | .... |
| 12.11. | Darbuotojų asmens bylų sąrašas | .... | .... | .... | .... |
| 12.12. | Laikino saugojimo bylų sąrašai | .... | .... | .... | .... |
| .... | .... | .... | .... | .... | .... |
| 12.22. | Prašymai gauti archyvo pažymėjimus ir išduotų pažymėjimų kopijos | .... | .... | .... | .... |
| 13. PERSONALINIŲ ĮMONIŲ AUDITAS | |||||
| 13.1 | .... | .... | .... | .... | .... |
| .... | .... | .... | .... | .... | .... |
Papildoma informacija:
