Tačiau man visada buvo neaišku kas tai yra ir kam to reikia. Manau ir daugumai ypač pradedančiųjų gilintis į šią sritį yra neaišku kas tai yra ir kam tai reikalinga. Pagal tokį formalų apibrėžimą (nesakau, kad jis neteisingas, tiesiog jis yra per daug formalus) atrodo, kad dokumentų valdymas yra atliekamas dėl pačio dokumentų valdymo. Dažnai tenka matyti valstybinių įmonių reglamente iškeltus organizacijos tikslus pvz. „efektyviai tvarkyti dokumentus...“, kai iš tikrųjų pirmoje vietoje turėtų būti efektyvaus veiklos valdymo tikslas.
Taigi, siūlau alternatyvų dokumentų valdymo termino apibrėžimą „įstaigos, įmonės ar kito ūkio subjekto veiklos vykdymas, atspindint veiklos vykdymo rezultatus dokumentuose“.
Dokumentai atsispindi organizacinę, gamybinę, praktinę ir kitokią žmonių veiklą. Dokumentuose išlieka informacija, kuri yra būtina kasdieniniame darbe ir išlieka kaip palikimas kitoms kartoms. Dokumentų valdymas – tai informacijos valdymas. Dokumentai yra pagrindinis istorijos šaltinis.
Įstaigos ar įmonės veiklos dokumentai turi būti efektyviai valdomi ir prieinami jos pačios ir kitų asmenų poreikiams tenkinti, apsaugoti nuo sugadinimo, praradimo, neteisėto naudojimo, pakeitimo, naikinimo.
Sąvoka „Dokumentas“ yra kilusi iš lotyniško žodžio „documentum”, kuris reiškia: pamokantis pavyzdys, liudijimas, įrodymas. Dokumentas – priemonė įvairiais būdais fiksuoti informaciją, įvykius, faktus, tikrovės reiškinius, taip pat žmogaus mąstymo ir praktinę veiklą. Visa tai galima fiksuoti raštu, vaizdu, garsu. Tai dokumento sąvoka plačiąja prasme. Dokumentas siaurąja prasme – tai tam tikra informacija, parašyta ant popieriaus ar kitoje informacijos laikmenoje. Šiais laikas populiarėja skaitmeniniai dokumentai.
Dokumentas – juridinio ar fizinio asmens veiklos procese užfiksuota informacija, nepaisant jos pateikimo būdo, formos ir laikmenos.
Oficialus dokumentas – su įstaigos veikla susijęs jos parengtas ar gautas dokumentas, įtrauktas į įstaigos dokumentų apskaitos sistemas.
Veiklos dokumentai – valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės, valstybės įgalioto asmens, nevalstybinės organizacijos, privataus juridinio asmens vykdant veiklą sudaryti, patvirtinti, gauti, iš kitų juridinių ar fizinių asmenų perimti dokumentai.
Visi dokumentai, susidarę įstaigų veikloje, skirstomi į sistemas pagal tai, kokią įstaigos veiklos sritį jie atspindi. Valdymo veiklos dokumentai skirstomi į dvi grupes: 1) teisės aktus, 2) įstaigos rengiamus dokumentus.
Teisės aktai – kolegialios institucijos ar teisės aktų nustatytus įgaliojimus turinčio asmens leidžiami nutarimai, sprendimai, įsakymai, potvarkiai ir jais tvirtinami nuostatai, taisyklės, programos ir kiti dokumentai.
Įstaigoje rengiami siunčiamieji ir vidaus dokumentai, kuriuose pateikiama informacija ar duomenys, fiksuojami su įstaigos veikla susiję faktai, įvykiai, ryšiai su kitomis įstaigomis. Juose yra duomenys, naudotini būsimoje veikloje. Tai raštai, pažymos, aktai, protokolai, tarnybiniai pranešimai ir kt.
Organizacijose rengiamų dokumentų pavyzdžiai:
• Prašymas priimti į darbąOrganizacijose rengiamų dokumentų pavyzdžiai:
• Prašymas dėl atostogų
• Prašymas skirti pašalpą
• Prašymas dėl atleidimo iš darbo
• Pasiaiškinimas
• Tarnybinis pranešimas
• Gyvenimo aprašymas
• Motyvacinis laiškas
• Įgaliojimas
• Perdavimo aktas
• Patikrinimo aktas
• Nurašymo aktas
• Protokolas
• Iniciatyvinis raštas dėl komercinio siūlymo
• Atsakomasis raštas dėk komercinio siūlymo
• Iniciatyvinis raštas dėl skolų
• Atsakomasis raštas dėl skolų
• Iniciatyvinis raštas dėl nuostolių atlyginimo
• Atsakomasis raštas dėl nuostolių atlyginimo
• Dalykinis laiškas
• Lydraštis
Teisės aktų pavyzdžiai:
• Įsakymas dėl priėmimo į darbą
• Įsakymas dėl atleidimo iš darbo
• Įsakymas dėl kasmetinių atostogų
• Įsakymas dėl komandiruotės
• Įsakymas dėl nuobaudos skyrimo
• Įsakymas dėl pareiginių nuostatų tvirtinimo
• Sprendimas dėl negyvenamų patalpų nuomos
• Nutarimas dėl klientų aptarnavimo
• Nurodymas dėl seminaro organizavimo
• Potvarkis dėl šildymo sezono pradžios
