Kas tai yra dokumento registravimas? Kam reikalingas dokumento registravimas ir kaip teisingai jis turi būti atliekamas kad būtų teisingas ;-)
Dokumento registravimas yra procedūra, kada gauto arba siunčiamo dokumento svarbiausi identifikuojantys duomenys yra užrašomi žurnale. Registracijos žurnale yra padaromas naujas įrašas iš eilės priskiriant registracijos numerį ir užpildant žurnale nustatytus laukelius.
Registracijos žurnalo esmė - įrašai daromi iš eilės numeruojant. Toks principas užtikrina, kad įrašai bus daromi dokumentų atsiradimo laiku t.y. norima nesudaryti galimybių registruoti dokumentus atgaline data.
Pristatant ir diegiant DVS sistemas dažnai tenka girdėti klausimą: "Ar jūsų DVS sistema turi galimybę registruoti dokumentą pavėluotai arba ar yra galimybė 'rezervuoti' dokumento registracijos numerį?" Tokia galimybė iškarto prieštarautų dokumentų apskaitos principams. Nors dažnai organizacijų praktikoje pasitaiko atvejų kada vadovybė priima sprendimą žodžiu ir tai nedelsiant turi būti užfiksuota raštiškai. Bet rašto paruošimas ir derinimas užtrunka...
Taigi, dokumento registravimas yra labai svarbus procesas. Jo pasekoje gali prasidėti įvairūs, paprasti ar sudėtingi procesai organizacijos viduje ir išorėje. Dokumento registracija yra fakto užfiksavimas - tai gali sukelti pačių įvairiausių teisinių pasekmių. Todėl būna, kad atsiranda norinčių dokumento registravimą užvėlinti arba paskubinti. Šiuolaikinės technologijos leidžia suvaldyti ne tik dokumento registravimą, bet ir pačio dokumento turinio (teksto) užfiksavimą taip, kad nebūtų galimybių jo pakeisti vėliau.
