Elektroninis parašas praktikoje

Elektroninis parašas - tai dar vienas žingsnis link pilno dokumentų (tuo pačiu ir veiklos) automatizavimo pilnai perkeliant veiklos vykdymą į elektroninę erdvę. Elektroninis parašas irgi yra naujovė, labai dažnai žmonės nesupranta kas tai yra, kaip tai reikia naudoti. Iš nežinojimo velgi gimsta gandai ir baubai...

Kas tai yra Elektroninis parašas?

Elektroninis parašas arba trumpiau el.parašas arba eparašas – iš esmės kalbant, tai yra duomenys, kurie įterpiami ir logiškai susiejami su dokumentu tam, kad nebūtų galimybės pakeisti dokumentą nepakeičiant tų papildomų duomenų ir tam, kad būtų galima identifikuoti kas yra parašo savininkas.

Gali būti du elektroninio parašo tipai: 

• kvalifikuotas elektroninis parašas;
• nekvalifikuotas elektroninis parašas.

Apie elektroninį paraša ir pasirašymą skaitykite daugiau čia>>

Dokumentų valdymo sistema (DVS)

Dokumentų valdymo sistemos skirtos automatizuoti ir valdyti darbą su dokumentais organizacijose. Dokumentų valdymo sistemos naudojamos tiek popierinių dokumentų, tiek elektroninių dokumentų valdymui. 

Pats dokumentų tvarkymas organizacijoje tiesioginės vertės nesukuria, bet darbas su dokumentais užima nemažą dalį kasdieninio darbo laiko. Todėl organizacijoje būtina turėti priemones, kurios maksimaliai sumažina žmogaus rankinio darbo poreikį dirbant su dokumentais. Tokia priemonė yra kompiuterinė informacinė dokumentų valdymo sistema (arba populiarus trumpinys DVS).

Dokumento valdymo sistemų pagrindinės savybės:

• Saugoti dokumentus ir užtikrinti greitą, patogų suradimą.
• Įdėti dokumentą, išsiimti redagavimui, įdėti pakeitimus, saugoti pakeitimų versijas.
• Užtikrinti dokumentų apsaugą.
• Valdyti dokumentų papildomą informaciją.
• Saugoti senesnes dokumento versijas.
• Saugoti veiksmų su dokumentu istoriją.
• Užduočių, susijusių su dokumentais valdymas.

Apie dokumentų valdymo sistema (DVS) skitykite daugiau čia>>

Visko po truputį...

• Party games - make party fun
• Forex - prekyba valiutomis, naujienos
• Gimtadienio idejos
• Kreditavimo patarimai
• Online games - java, flash and many more…
• Pasiskolink - sužinok kaip geriau
• Paskolos 24 - visada

Dokumentų registravimo ypatumai

Kas tai yra dokumento registravimas? Kam reikalingas dokumento registravimas ir kaip teisingai jis turi būti atliekamas kad būtų teisingas ;-)

Dokumento registravimas yra procedūra, kada gauto arba siunčiamo dokumento svarbiausi identifikuojantys duomenys yra užrašomi žurnale. Registracijos žurnale yra padaromas naujas įrašas iš eilės priskiriant registracijos numerį ir užpildant žurnale nustatytus laukelius.

Registracijos žurnalo esmė - įrašai daromi iš eilės numeruojant. Toks principas užtikrina, kad įrašai bus daromi dokumentų atsiradimo laiku t.y. norima nesudaryti galimybių registruoti dokumentus atgaline data.

Dokumentų apskaita

Dokumentų apskaita - kas tai? Ar dokumentai yra panašūs į pinigus, kad juos reikia apskaityti?... 

Apskaita, šiuo atveju, reiškia tiesiog tvarkingą daiktų (t.y. dokumentų) sudėliojimą į jiems priskirtas lentynas (t.y. registravimas į registrus ir bylas). 

Lietuvoje šioje vietoje yra tam tikra tvarka. Už šios tvarkos palaikymą yra paskirtas atsakingas asmuo - Lietuvos Respublikos vyriausiasis archyvaras. Kad kiekvienai organizacijai nereikėtų išradinėti savo dviračio, vyriausiasis archyvaras sudarė Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių rinkinį, kuriuo turi vadovautis dokumentus tvarkančios organizacijos. Šios taisyklės nusako pagrindinius principus, atsakomybes ir pagrindinius dokumentų apskaitos procesus (procedūras). Organizacijoms ir įstaigoms naudojant bendrus principus ir procedūras yra užtikrinama galimybė keistis dokumentais tarp organizacijų bei vieningai interpretuoti dokumentuose pateikiamą informaciją. Apie dokumentų apskaitą skaitykite daugiau>>

Dokumentų valdymo ateitis - kokia ji?

Dokumentų valdymas ateityje - be popieriaus, tą supranta visi ir jau seniai.

Tačiau ar išliks raštvedyba t.y. formalioji raštvedyba, taisyklės apie tai kaip formatuoti ir įforminti dokumentus?

Manau, kad raštvedybos dalis, kur yra taisyklės apie dokumentų apiforminimą - jų palaipsniui neliks. Tiksliau jas pakeis elektroninės raštvedybos taisyklės. Tačiau jos nebus panašios į popierinės raštvedybos taisykles, nes elektroninė raštvedyba kalbės apie įvedimo ir išvedimo formų laukų išdėstymą, pateikimą elektroninio įrenginio ekrane...

Ateities raštvedyba bus programuotojų užduotis - tiesiog suprogramuoti taisykles. Paprastiems dokumentų ir informacijos vartotojams nereikės rūpintis raštvedyba. Ir tai yra gera žinia! :-)

Ar Jūs manot kitaip? Diskutuokime.

Formalioji raštvedyba - trumpai

Išdygo dar vienas skyrelis - Raštvedyba. Kadangi tai klasikinė tema, detaliai ir smulkiai išnarstyta įvairiose oficialiose taisyklėse ir profesinių mokyklų vadovėliuose, tai nebandysiu išrasti kaško naujo, o pateiksiu santraukas ir citatas iš geriausių interneto šaltinių (nurodant autorius). Be to, šiais laikais 99% dokumentų rengiami naudojant kompiuterius ir biuro/ofiso programas, kuriose dažniausiai jau yra paruošti šablonai. O jeigu nėra - einame į didžiausią šių laikų enciklopediją (suprask: Internetą) ir ten nesunkiai susirandame bet kokį šabloną.

Plačiau skaitykite čia: Raštvedyba

Taip pat rasite nuorodų į rašvedybos prezentacijas ir kitus naudingus koncentruotus informacijos šia tema šaltinius.